Come migliorare l’organizzazione della propria giornata con 2 semplici mosse

Lavori da remoto?

Ti senti perso nelle migliaia di attività giornaliere che devi fare?

Tranquillo, non sei l’unico.

In questi anni ho provato sistemi e metodi diversi, più o meno famosi.

Sono fantastici ma troppe regole a me stancano.

Dopo aver letto nel gruppo il vostro interesse per questo argomento, ho deciso di condividere in questo breve video il semplice sistema che uso quotidianamente per aumentare la mia produttività.

Buona visione 🙂

ps: e tu come organizzi la tua giornata? fammelo sapere nel nostro gruppo.

 

 

 

TRASCRIZIONE VIDEO

 

Ciao ragazzi,

in un post di pochi giorni fa nel gruppo si è discusso su una questione

spesso molto sottovalutata da chi inizia a lavorare da casa:

Ossia, come organizzare la propria giornata e quindi il proprio tempo?.

E’ un argomento che tocca freelancers, Consulenti, assistenti virtuali, imprenditori digitali ma anche scrittori, programmatori insomma tutte le nuove realtà che lavorano da remoto.

E ovviamente anche per me è stata e lo è tuttora un aspetto importante della mia attività.

Ognuno di noi inizia questo percorso per passione ma anche con il pensiero di poter guadagnare di più e sopratutto riavere il proprio tempo (la cosa più importante..).

Lavoro dove voglio e quando voglio. Ed è vero. Internet ci ha dato questa possibilità.

Il problema è che per raggiungere quei risultati vi serve una mole incredibile di lavoro. Disumana. Lo sappiamo tutti.

E Ok, la vostra passione sarà il doping per farvi lavorare trilioni di ore e superare gli ostacoli ma questo è un altro argomento e lasciamolo ai motivatori che sono molto più bravi di me.

Il problema, almeno dal mio punto di vista, non è tanto quante ore siamo disposti a passare per costruire il sogno della propria vita.

Tante.. ovvio…

Il vero problema è QUANTE ore di lavoro dobbiamo investire per ottenere dei risultati economici reali.

Le bollette a fine mese le deve pagare anche il super appassionato.

Ovviamente i risultati dipenderanno sostanzialmente dalla bontà del nostro business ma  il tempo con cui riuscirete ad ottenere i vostri obiettivi dipende molto dalla nostra organizzazione. Dall’efficacia delle nostre azioni.

Esistono decine di metodi per aumentare la nostra produttività.

Funzionano. Hanno un reale impatto sulla produttività.

Il problema per me ma anche per molti di voi è che iniziamo a seguirli per qualche giorno, ci sorprendiamo della loro validità e poi quando si presente la prima situazione anomale perdiamo il controllo e ritorniamo sul nostro selciato. Quello che conosciamo. Siamo animali abitudinari.

In più è un argomento molto personale.

La diversità dei nostri caratteri, delle nostre abitudini, delle nostre vite lo fa diventare un argomento ancora più spinoso. E’ complicato prendere un intero sistema che funziona a qualcuno ed applicarlo così com’è su di noi.

Quindi la mia soluzione è stata quella di non stravolgere il mio metodo di lavoro aiutandolo però a sfruttare meglio il tempo a disposizione.

Ed ecco quali sono i 2 punti principali sui quali mi sono concentrato:

  1. Capire meglio quanto tempo realmente mi serve per fare una cosa.
  2. Trovare un sistema semplice per gestire gli imprevisti

ma  in questo video volevo parlare di ciò che ha dato in pochissimo tempo un reale impatto alla mia vita.

Partiamo con il primo punto.

Capire meglio quanto tempo mi serve per fare una cosa.

Ho sempre usato la TODO list per organizzare le cose da fare quando ne avevo bisogno.

Dalla valigia per un viaggio alle mie attività professionali.

In passato non ho mai utilizzato il calendario se non per segnarmi il compleanno di qualche amico.

Sentivo come se il calendario fosse una sorta di prigione del mio tempo.

Ma quando negli ultimi anni le attività da fare sono aumentate esponenzialmente, non sono riuscito più a gestirle con una semplice TODO list.

E allora ho incominciato a studiare come padroneggiare il calendario.

Oggi io ho praticamente tutto sul mio calendario: quando lavoro, quando mangio, quando ho le skype call, il tempo riservato al mio tempo libero…tutto.

Una specie di bussola per raggiungere i miei obiettivi professionali e personali.

Contrariamente alla todo list in cui buttate giu una lista di cose da fare indipendentemente dal peso di ognuna, un calendario:

  • Vi forza a pensare quanto tempo deve durare ogni attività
  • Vi permette a fine giornata di capire se la gestione è stata REALE o se avevate una percezione errata del peso delle attività.
  • Vi aiuta a riservare del tempo per voi.

Quindi quello che faccio in poche parole è:

Per prima cosa Imposto con il VERDE (ovviamente potete usare il colore che volete) le mie daily routine personali.

Le cose che faccio ogni giorno.

Colazione, meditazione, sport, pasti,…

Cercate di essere realistici. Se siete dei dormiglioni fate partire la giornata quando vi svegliate e non sentitevi in colpa …rispettate come siete fatti ma tenetene traccia.

In questo modo inoltre vi assicurate di avere un tempo minimo per voi e avete una percezione migliore dello spazio rimasto.

Il giorno è fatto di sole 24 ore…

Il punto successivo sarà quello di  inserire le nostre attività dinamiche in questo scheletro.

Un buon modo per farlo è riservare del tempo per la pianificazione.

Per farlo, tipicamente la domenica sera, mi riservo 30 min per  segnarmi pochi obiettivi realistici per la settimana che viene.

Divido gli obiettivi in attività e per ognuna mi forzo di dare un tempo di realizzazione.

Non fatevi troppe pippe mentali sulla stima. Deve essere una operazione veloce ed indolore altrimenti smetterete di usare questo sistema dopo 3 giorni.

Tanto poi tutto si affina con il tempo e cresce con la vostra esperienza e  fra poco vi spiego il perchè.

Una volta che ho attività e tempistiche le spalmo velocemente lungo la settimana cercando di mettere le attività più pesanti la mattina (io lavoro meglio la mattina ma se tu sei un vampiro tienine conto) e tenere conto delle priorità.

Per queste attività metto lo stesso colore (GIALLO).

Quindi come vedi il calendario lo imposto settimanalmente in pochissimo tempo.

Ma il segreto non è COME compilarlo ma COME usarlo.

Durante la giornata cerco di rispettare il programma. Quindi se una attività era stata stimata durasse 3 ore anche se non l’ho terminata alla fine delle 3 ore mi segno sulla lavagna cosa è rimasto da fare e vado avanti.

Alla fine di ogni giornata riservo altri 30 min per la pianificazione del giorno dopo. Ossia:

  • controllare le attività non evase
  • e riprogrammare i giorni seguente tenendo conto delle nuove informazioni.

Se succedono imprevisti?

Se non sono urgenti me li segno sulla lavagna e li metto a calendario a fine giornata.

Se sono urgenti e devono prendere il posto della mia attuale attività a fine giornata mi segnerò cosa non ho fatto e lo riprogrammerò.

Questo semplice sistema si adatta al vostro modo di fare e alle vostre abitudini e al tempo stesso si affina col passare del tempo perché voi capire realmente quanto tempo serve per fare ogni cosa.

Ultima cosa: gli appuntamenti / le skype call le inserisco count colore diverso così posso riconoscerle in anticipo . Mi raccomando, pochi colori  ma buoni (evitate di liberare il vostro senso artistico) 😀

Quindi il mio consiglio è date un peso alle attività ed il calendario è uno dei strumenti più potenti per farlo.

Che cosa è successo alla mia sensazione di sentirsi intrappolati in una prigione con il calendario?

Adesso mi sento esattamente al contrario. Più uso il mio calendario e più mi sento libero.

Sapere che determinate attività hanno una fine durante la giornata dando spazio ad altre mi libera dallo stress di pensare che il mio tempo sia in balia di quella o quell’altra cosa da fare. L’impatto maggiore è sul focus.

Ti concentri al 100% su una cosa alla volta .

All’inizio vi renderete conto che vi sbaglierete nelle stime delle attività. Ma quello è un bene!

Vuol dire che avete trovato uno dei motivi principali del vostro stress.

Quello che mi è successo con il tempo è che imparando a dare le tempistiche reali a seconda del mio modo di vivere – delle mie abitudini – sono riuscito a diminuire drasticamente i task incompleti e con loro la frustrazione a fine giornata di sentirsi poco produttivo

In realtà, sono ben lontano da una organizzazione completa del mio tempo. Sono sempre incuriosito da come posso migliorare aspetti come la gestione del team, la diminuzione drastica delle distrazioni o il rapporto tra tempo libero e lavoro e se vi interessa IN FUTURO possiamo chiacchierare su altri aspetti.

Scritto da:

Alessandro
Viaggiatore di professione, ingegnere di formazione ed ecom marketer per passione. Co-founder di GCLE, la community di ecom marketers più attiva d'Italia.